Thư viện điện tử

Thư viện điện tử nội bộ được Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ và Truyền thông Gamma (Gamma NT) xây dựng trên nền tảng web 2.0 có tích hợp các tính năng mới nhất, với độ bảo mật cao, khả năng tùy biến linh hoạt, cho phép người quản trị có thể chỉnh sửa, bổ sung các hợp phần dữ liệu.

Trong hoạt động đầu tư xây dựng và sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn xuất hiện nhu cầu cơ bản về lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo phương pháp truyền thống như: lưu trữ hồ sơ dự án và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp.

Yêu cầu về lưu trữ hồ sơ dự án: Khi hoàn thành dự án đầu tư xây dựng công trình, hồ sơ tài liệu bao gồm các giai đoạn đầu tư xây dựng như: khảo sát sơ bộ - lập dự án đầu tư - khảo sát chi tiết – thiết kế - xây dựng – hoàn công – nghiệm thu – vận hành sản xuất – quản trị doanh nghiệp… Các tài liệu đã được in ra làm nhiều bộ, lưu trữ trong thư viện trong thời gian dài (hàng vài chục năm).

Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp: Một doanh nghiệp hoạt động, hàng ngày có thể phải tiếp nhận, gửi đi hoặc xuất bản nhiều loại hồ sơ tài liệu như: công văn, hợp đồng, hồ sơ kinh tế kỹ thuật… liên quan đến các đối tác khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Mặt khác, trong nội bộ doanh nghiệp cũng ban hành rất nhiều các quy định, quy trình, tài liệu nội bộ. Tất cả các tài liệu đó cần phải được ghi nhận, lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng để tham khảo, khai thác sử dụng.

Khi lưu trữ cứng theo phương pháp truyền thống sẽ tồn tại những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải như: tốn không gian và diện tích lưu trữ, cần đầu tư trang thiết bị tốn kém; cần huy động đáng kể nguồn nhân lực có chuyên môn về văn thư, lưu trữ, thư viện; không đảm bảo tuổi thọ của sản phẩm hồ sơ tài liệu: theo thời gian, điều kiện lưu trữ không được tốt, khí hậu nóng ẩm, tài liệu giấy sẽ nhanh chóng hư hại, xuống cấp; việc khai thác, tìm kiếm, tra cứu cũng sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém nguồn nhân lực ...

Từ đó, giải pháp xây dựng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ NỘI BỘ (E-Library) với ứng dụng GOLIB (Gamma Online LIBrary) chạy trực tuyến trên website ra đời sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục các tình trạng trên.Thư viện điện tử nội bộ được Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ và Truyền thông Gamma (Gamma NT) xây dựng trên nền tảng web 2.0 có tích hợp các tính năng mới nhất, với độ bảo mật cao, khả năng tùy biến linh hoạt, cho phép người quản trị có thể chỉnh sửa, bổ sung các hợp phần dữ liệu.

Hiện nay, Gamma NT đã hợp tác với Trung tâm Công nghệ Thực phẩm và Môi trường hỗ trợ các đơn vị trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống xây dựng thư viện điện tử (E-Library) với phần mềm GOLIB (Gamma Online LIBrary).

Phần mềm GOLIB sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục được những hạn chế của việc lưu trữ cứng truyền thống như: Tốn không gian và diện tích lưu trữ, cần đầu tư trang thiết bị tốn kém, tốn nguồn lực có chuyên môn, không đảm bảo tuổi thọ của sản phẩm hồ sơ tài liệu: theo thời gian, điều kiện lưu trữ không được tốt, khí hậu nóng ẩm, tài liệu giấy sẽ nhanh chóng hư hại, xuống cấp...

Chức năng cơ bản của GOLIB

- Lưu trữ bằng công nghệ i-cloud (điện toán đám mây) tất cả các loại hồ sơ, tài liệu dưới dạng: file tài liệu (.doc, .xls, .fdf...); flie đồ họa (.dwg, .psd…); file ảnh, video (.jpg, .png, .avi, .mp4…).

- Hệ thống được lưu trữ tập trung, trực tuyến, tốc độ truy nhập cao, dễ dàng truy xuất phục vụ tra cứu, cập nhật…

- Bảo mật tuyệt đối: Bên trong nội bộ: chỉ các thành viên (member) được phân cấp, phân quyền, đúng chức trách nhiệm vụ mới được phép truy xuất dữ liệu trong phạm vi quy định. Môi trường bên ngoài: chống truy nhập bất hợp pháp (hack) bằng công nghệ chứng thư số SSL của hãng GlobalSign (Nhật Bản).

- Khả năng phân cấp, phân quyền: Tạo, đăng ký tài khoản theo yêu cầu; các thành viên được phân loại, phân cấp theo chức năng và nhu cầu sử dụng; phân quyền quản trị hệ thống.
- Thiết kế mở cho khai thác, sử dụng: Các tài liệu được thiết lập nhiều thuộc tính khác nhau để dễ dàng tìm kiếm và lọc; báo cáo thống kê toàn hệ thống và từng bộ phận; dễ dàng nâng cấp, mở rộng tính năng theo yêu cầu.
- Tương thích với mọi loại thiết bị (PC, Laptop, Tablet, Mobile) và các Hệ điều hành: Windows, Linux, iOS, Androi, Safari…

Các phân hệ (module) cơ bản của hệ thống:

Upload (Thu thập và cập nhật): Bao gồm các tình huống sử dụng với nghiệp vụ thu thập và xử lý tài liệu: tiếp nhận tài liệu – khảo sát đánh giá – xử lý dữ liệu – lưu trữ local. Sau đó upload lên hệ thống bằng các công cụ chỉ định trong CMS.

View (Xem và tải xuống): tình huống sử dụng với nghiệp vụ tìm kiếm đối tượng lưu trữ. Sau đó xem nhanh trong Tab Nội dung hoặc download xuống. Có thể sử dụng hoặc chỉnh lý tài liệu bằng phần mềm chuyên dụng.

Storage (Lưu trữ, sắp xếp): tình huống sử dụng liên quan tới việc quản lý hệ thống kho dữ liệu như tìm kiếm, sắp xếp, đánh số gắn ID, phân loại, lọc dữ liệu,… thực hiện cho truy xuất, tìm kiếm một nhóm dữ liệu theo thuộc tính.

Search (Tra cứu trực tuyến): tình huống sử dụng liên quan tới việc tra cứu online thông tin hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý trong môi trường web (sử dụng web browser) dùng cho các thành viên trong đơn vị, mọi lúc, mọi nơi.

Report (Báo cáo hiện trạng dữ liệu): Cho phép xuất các loại báo cáo tổng thể toàn bộ kho dữ liệu hoặc từng đơn vị thành phần (như các Phòng, Ban); hoặc thống kê, phân loại theo nhóm thuộc tính nào đó của tài liệu.

Usage (Khai thác, sử dụng): tình huống sử dụng liên quan tới quá trình khai thác và sử dụng tài liệu với sự cho phép của admin thông qua phân quyền các thành viên member.

Admin (Quản trị hệ thống): Công việc của Super-admin và các admin bao gồm các tình huống sử dụng phân quyền

Những lợi ích có được khi sử dụng GOLIB

Thiết lập dễ dàng: Dễ dàng Upload tài liệu, nhanh chóng xây dựng được một thư viện điện tử nội bộ, sử dụng cho mục đích lưu trữ, tìm kiếm, thống kê, khai thác, sử dụng… lâu dài.- Sử dụng thuận tiện: Lưu trữ tất cả các hồ sơ, tài liệu… dưới dạng tất cả các loại dữ liệu điện tử và có thể truy cập bất cứ lúc nào, ở đâu một cách an toàn, bảo mật. Các Member chỉ cần có smartphone là có thể truy xuất xem và khai thác tài liệu.

Bảo mật, an toàn: Hệ thống được chống hack và phân cấp, phân quyền.

Tiết kiệm, hiệu quả: Có thể xây dựng hệ thống với chi phí thấp, lại dễ dàng khai thác sử dụng.

Thông tin chi tiết xin liên hệ:

Công ty CP Giải pháp Công nghệ và Truyền thông Gamma – Gamma NT JSC.,

Tel: 024.6276.4286; Hotline: 0913.513.465

Địa chỉ: P504, Nhà A, số 3 phố Chùa Láng, quận Đống Đa, TP.Hà Nội.

Email: gamma.nt77@gmail.com.

Website: congngheweb.vn

Theo congngheweb.vn